Cześć!

Każdy wie, że od czasu wprowadzenia RODO słowa „ochrona danych osobowych” odmieniane są przez wszystkie przypadki. Tyle się mówi o tym, że każda branża powinna wziąć pod uwagę ochronę danych osobowych.

Czy agencje marketingowe również? Tego dowiesz się z dzisiejszego newslettera!

💡 Nie musisz brać pod uwagę RODO, jeżeli:

• jesteś gotowy/ gotowa zapłacić karę w wysokości do 20 milionów euro lub do 4 % całkowitego rocznego światowego obrotu za poprzedni rok obrotowy,
• chcesz być ciągany/ ciągana po sądach przez osoby, których prawa zostały naruszone i płacić wysokie odszkodowania,
• lubisz, gdy Twoi kontrahenci wracają do Ciebie z zastrzeżeniami do umów,
• twoim marzeniem jest zobaczyć nazwę swojej agencji w całym Internecie w towarzystwie słów: „wyciek danych osobowych”, „niedołożenie należytej staranności” a także „naruszenie przepisów”.

Jeżeli jednak nie chcesz, aby spotkały Cię powyższe sytuacje upewnij się, że w Twojej firmie jest wdrożone RODO.

Minęło już 5 lat od wejścia w życie RODO a 7 lat od czasu, gdy wiadome było jakie są wymagania, więc... tutaj taryfy ulgowej brak! Jeżeli masz już dokumentację – super. Jeżeli jednak od tych kilku lat nikt do niej nie zaglądał i zarosła już kurzem to jest znak, że trzeba ją zaktualizować.

💡 Co musi zrobić firma, aby działać w zgodzie z RODO? Nie obawiaj się, nie jest to tak przerażające, jak wizje powyżej! 

Do zrobienia jest:

1. audyt,
2. wdrożenie dokumentów i procedur,
3. stosowanie się do procedur.

... czyli tylko tyle i aż tyle!

💡  Co się za tymi skrótowymi punktami kryje?

Audyt to nic innego jak poznanie Twojej firmy – co robicie, jak przetwarzacie dane, kim jesteście?

W ramach audytu należy ustalić w jakich sytuacjach działacie jako:

• administratorzy danych osobowych, czyli samodzielnie ustalacie cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Z naszego doświadczenia jesteście administratorami w szczególności w stosunku do własnych pracowników, współpracowników i klientów,

lub

• podmioty przetwarzające, czyli przetwarzacie dane osobowe w imieniu i na zlecenie kogoś innego Z naszego doświadczenia to na przykład sytuacje współpracy z innymi agencjami, czy realizacja kampanii mailingowych do baz klientów.

Następnie, w związku z charakterem Waszego działania trzeba ustalić jakie dane przetwarzacie. Na ich postawie ustala się jakie dokładnie dokumenty są Wam potrzebne.

📌 Zasadniczo z przepisów RODO wynika obowiązek posiadania konkretnych dokumentów, takich jak:

• klauzule informacyjne,
• polityka ochrony danych osobowych,
• rejestry czynności prowadzonych na danych osobowych,
• analizy ryzyka.

Dodatkowe obowiązki, np. w zakresie przetwarzania danych osobowych pracowników wynikają z polskich przepisów o ochronie danych osobowych i Kodeksu pracy. Ich przestrzeganie może być weryfikowane także przez Państwową Inspekcję Pracy.

Oprócz powyższych dokumentów, konieczne do wprowadzenia są odpowiednie procedury. Szczególnie istotne są procedury dotyczące bezpieczeństwa dokumentów i zgłaszania incydentów ochrony danych osobowych.

💡 Brak wdrożenia tych dokumentów i procedur to brak wymaganej przez prawo (i często klientów) kontroli nad danymi osobowymi, np.:

• brak minimalnych standardów bezpieczeństwa przy pracy z prywatnych urządzeń,
• brak opracowanych wymogów bezpieczeństwa wobec podwykonawców (dostawców)
• brak bieżącego monitorowania ryzyka w tym obszarze,
• brak procedur umożliwiających wykrycie i szybką reakcję na ewentualny incydent bezpieczeństwa (a większość z nich należy raportować do Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Kwestie te są nadzwyczaj ważne dla agencji w związku z charakterem jej działania! Agencje marketingowe nie działają tylko i  wyłącznie samodzielnie, ale na rzecz swoich klientów. 

W związku z tym może dochodzić do na przykład do powierzenia agencji przetwarzania danych osobowych. Takie powierzenie najczęściej jest zabezpieczone odpowiednimi postanowieniami umowy – naruszenia w tym zakresie mogą stanowić podstawę nałożenia na agencję kar umownych.

💡 To mamy już dokumenty i procedury - co dalej?

Dalej należy je stosować! Przeszkolenie pracowników i pilnowanie przestrzegania procedur to podstawa ochrony danych osobowych w każdej firmie. Nawet najlepsza dokumentacja na nic się zda, jeżeli nie będzie stosowana a pamiętajcie, że najczęstsze incydenty RODO to nie ogromne włamania, tylko podstawowe błędy pracowników. 

Jesteś zainteresowany/ zainteresowana wdrożeniem RODO u siebie? Jeżeli tak z chęcią Ci pomogę - wystarczy, że odpowiesz na ten newsletter 📩

Udostępnij informację o newsletterze https://letstalkmarketing.pl/ swojej społeczności lub znajomym.

Możesz również zaobserwować nasze profile społecznościowe, ikony z linkami znajdziesz niżej.

Wykonując jedną lub kilka z tych czynności, pomożesz nam rozwijać ten projekt, za co cały zespół Creativa Legal będzie bardzo wdzięczny :)

Dziękujemy!